ARCHIVIAZIONE NOTARIZZATA IN BLOCKCHAIN E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DIFFERENZE E QUANDO CONVIENE
ARCHIVIAZIONE NOTARIZZATA IN BLOCKCHAIN E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DIFFERENZE E QUANDO CONVIENE
L’archiviazione notarizzata in blockchain e la conservazione sostitutiva rispondono a esigenze diverse.
La conservazione a norma è un processo regolamentato in Italia, necessario per specifiche categorie di documenti. La notarizzazione in blockchain aggiunge invece una prova crittografica di esistenza, integrità e data certa, verificabile nel tempo.
Non sono strumenti in concorrenza. In molti casi, lavorano meglio insieme.
COS’È LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
La conservazione sostitutiva, o conservazione a norma, è un processo che garantisce autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel tempo.
In Italia è disciplinata dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dalle Linee Guida AgID. Il processo viene gestito attraverso sistemi di conservazione conformi alla normativa e, nei casi previsti, da conservatori qualificati o accreditati.
È rilevante soprattutto per documenti che devono essere mantenuti secondo obblighi fiscali, contabili, amministrativi o regolamentari.
Tra questi rientrano, ad esempio:
fatture elettroniche;
documenti fiscali e contabili;
documentazione destinata alla Pubblica Amministrazione;
messaggi e ricevute PEC, quando soggetti a corretta conservazione nel tempo.
Per scritture contabili e fatture, l’obbligo di conservazione è generalmente di dieci anni.
COS’È L’ARCHIVIAZIONE NOTARIZZATA IN BLOCKCHAIN
L’archiviazione notarizzata in blockchain consiste nella registrazione dell’impronta crittografica di un documento, chiamata hash, su una blockchain pubblica.
L’hash è un identificativo univoco generato dal contenuto del file. Se il file viene modificato anche minimamente, l’hash cambia.
Questo consente di verificare che un documento corrisponda esattamente alla versione notarizzata e che non sia stato alterato dopo la registrazione.
La notarizzazione permette quindi di associare al documento una prova tecnica di:
esistenza;
integrità;
anteriorità;
data certa;
non alterazione della versione registrata.
Ai sensi dell’articolo 8-ter del Decreto-Legge 135/2018, la memorizzazione di un documento informatico tramite tecnologie basate su registri distribuiti produce gli effetti giuridici della validazione temporale elettronica prevista dall’articolo 41 del Regolamento eIDAS.
LE DIFFERENZE CHE CONTANO
AMBITO DI UTILIZZO
La conservazione sostitutiva è particolarmente importante quando la legge impone la corretta conservazione di specifiche categorie documentali, come fatture, documenti fiscali e documentazione amministrativa.
La notarizzazione in blockchain può essere utilizzata per qualsiasi tipo di file: contratti, NDA, offerte commerciali, documentazione tecnica, report, immagini, video, dati grezzi, file di progetto, certificazioni e diplomi.
VERIFICA DELL’INTEGRITÀ
La conservazione a norma protegge il documento nell’ambito di un processo organizzato di archiviazione e gestione documentale.
La notarizzazione in blockchain permette invece di verificare in autonomia che un file corrisponda alla versione associata a uno specifico hash e a una determinata registrazione temporale.
DURATA DELLA PROVA
La conservazione sostitutiva richiede un processo continuo: sistemi conformi, pacchetti di archiviazione, controlli, aggiornamenti tecnologici e corretta gestione nel tempo.
La prova collegata alla registrazione in blockchain resta verificabile attraverso il controllo dell’hash rispetto al record registrato sulla rete pubblica.
ACCESSIBILITÀ E VERIFICA
Nella conservazione tradizionale, la consultazione della documentazione avviene normalmente attraverso il sistema del conservatore o dell’organizzazione che gestisce l’archivio.
Con la notarizzazione in blockchain, la verifica dell’integrità può essere effettuata confrontando il documento con la sua impronta crittografica registrata.
DOCUMENTI E FORMATI
La conservazione a norma è progettata soprattutto per documenti strutturati e processi amministrativi, fiscali o contabili.
La notarizzazione in blockchain può proteggere una gamma più ampia di contenuti digitali, inclusi file tecnici, immagini, audiovisivi, log, codice, prototipi digitali e dati aziendali.
NON È UNA SCELTA TRA DUE OPPOSTI
Dove la conservazione sostitutiva è richiesta dalla normativa, resta necessaria.
Per fatture elettroniche, documenti fiscali, scritture contabili e specifici documenti verso la Pubblica Amministrazione, la conservazione a norma deve continuare a essere gestita secondo le regole applicabili.
Notarify può affiancare questo processo aggiungendo una prova ulteriore di integrità e data certa.
Per tutti gli altri documenti aziendali — contratti, NDA, offerte, documentazione tecnica, report, file riservati, diplomi, immagini, progetti e certificazioni — la notarizzazione in blockchain può offrire un livello aggiuntivo di controllo, trasparenza e verificabilità.
QUANDO USARE NOTARIFY
Notarify è particolarmente utile quando hai bisogno di dimostrare che un documento:
esisteva in una determinata data;
non è stato modificato dopo la registrazione;
corrisponde a una versione specifica;
può essere verificato anche a distanza di tempo;
deve essere condiviso o controllato in un contesto internazionale;
contiene know-how, dati riservati, proprietà intellettuale o materiali sensibili.
Può essere utilizzato per contratti commerciali, NDA, business plan, specifiche tecniche, file di progettazione, fotografie di prototipi, report, certificati, diplomi, documentazione interna e allegati critici.
COSA NOTARIFY GARANTISCE E COSA NO
Notarify supporta la verifica dell’integrità di un documento, la sua associazione a una registrazione temporale e la creazione di una prova crittografica verificabile.
Non sostituisce la conservazione a norma nei casi in cui essa è obbligatoria.
Non attesta la veridicità sostanziale del contenuto del documento. La responsabilità del contenuto resta in capo a chi lo redige, firma o utilizza.
Non garantisce l’esito di un eventuale contenzioso: il valore della documentazione sarà sempre valutato dalle autorità competenti in base al contesto, alla normativa applicabile e al caso concreto.
DOMANDE FREQUENTI
L’ARCHIVIAZIONE NOTARIZZATA SOSTITUISCE LA CONSERVAZIONE A NORMA PER LE FATTURE?
No. Per fatture elettroniche, documenti fiscali e scritture contabili, la conservazione a norma resta necessaria quando prevista dalla legge.
La notarizzazione può affiancarla, aggiungendo una prova ulteriore di integrità e data certa.
LA NOTARIZZAZIONE IN BLOCKCHAIN HA VALORE LEGALE IN ITALIA?
La normativa italiana riconosce agli utilizzi delle tecnologie basate su registri distribuiti gli effetti della validazione temporale elettronica previsti dall’articolo 41 eIDAS, secondo quanto stabilito dall’articolo 8-ter del Decreto-Legge 135/2018.
Il valore probatorio concreto dipende comunque dal contesto, dalla documentazione disponibile e dalla valutazione dell’autorità competente.
IL TIMESTAMP IN BLOCKCHAIN SCADE?
La registrazione su blockchain pubblica può restare verificabile nel tempo attraverso il confronto tra il documento e il relativo hash.
Diversamente, i processi di conservazione tradizionale richiedono una corretta gestione continuativa dei sistemi, dei pacchetti di archiviazione e delle procedure di mantenimento.
POSSO NOTARIZZARE QUALSIASI TIPO DI FILE?
Sì. Puoi notarizzare PDF, contratti, immagini, video, file tecnici, dati, codice, report, documentazione aziendale, certificazioni, file di progetto e altri contenuti digitali.
FONTI E RIFERIMENTI
Regolamento UE 910/2014 — eIDAS, articolo 41.
Decreto-Legge 14 dicembre 2018, n. 135, articolo 8-ter, convertito nella Legge 12/2019.