NOTARIFY E PEC: DUE STRUMENTI DIVERSI E COMPLEMENTARI PER LA CERTEZZA DEI DOCUMENTI
PEC e notarizzazione in blockchain rispondono a esigenze diverse e, se utilizzate insieme, possono rafforzare la gestione documentale di un’azienda.
La PEC certifica il processo di invio e consegna di una comunicazione elettronica, con un’efficacia equiparata alla raccomandata con ricevuta di ritorno nei casi previsti dalla normativa italiana. Notarify, invece, consente di associare a un documento una prova crittografica di integrità e una registrazione temporale verificabile nel tempo.
Capire la differenza permette di usare ogni strumento nel contesto in cui offre maggiore valore.
COSA CERTIFICA DAVVERO LA PEC
La Posta Elettronica Certificata è disciplinata in Italia dal DPR 68/2005 e dall’articolo 48 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
La sua funzione è precisa: attribuire valore al processo di trasmissione di un messaggio elettronico. Le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna documentano che un messaggio è stato inviato da una determinata casella PEC, ricevuto da un’altra casella PEC e consegnato in un determinato momento.
Per questo motivo, la PEC è uno strumento fondamentale per comunicazioni ufficiali, notifiche, diffide, richieste formali, invio di documentazione societaria e altri flussi per cui la legge o la prassi richiedono una prova della trasmissione.
I LIMITI STRUTTURALI DELLA PEC
È UNO STRUMENTO NAZIONALE
La PEC è un sistema italiano. In ambito europeo, il quadro eIDAS disciplina i servizi elettronici di recapito certificato, compresi i servizi qualificati di recapito elettronico certificato.
L’evoluzione verso una maggiore interoperabilità europea è in corso, ma la PEC italiana non coincide automaticamente con un servizio qualificato europeo di recapito elettronico certificato utilizzabile senza ulteriori valutazioni in tutti i contesti transfrontalieri.
CERTIFICA LA TRASMISSIONE, NON CREA DA SOLA UNA PROVA PUBBLICA E PERMANENTE DEL CONTENUTO
La PEC fornisce prova del processo di invio e consegna della comunicazione. Tuttavia, la prova della trasmissione non coincide necessariamente con una prova autonoma, permanente e pubblicamente verificabile dell’integrità del contenuto del documento nel tempo.
In caso di contestazione, possono essere rilevanti anche altri elementi: il file originale, i relativi metadati, le ricevute, il sistema di conservazione utilizzato e le modalità con cui il documento è stato gestito successivamente.
RICHIEDE UNA CORRETTA CONSERVAZIONE
Le ricevute PEC, i messaggi e gli allegati devono essere gestiti e conservati correttamente nel tempo. In un contesto aziendale strutturato, questo può richiedere sistemi di conservazione digitale adeguati e procedure interne chiare.
La comunicazione può avere valore, ma il valore della prova dipende anche dalla capacità di recuperare, preservare e presentare correttamente tutta la documentazione associata.
LA VERIFICA DIPENDE DAL SISTEMA DI POSTA CERTIFICATA
La PEC opera attraverso gestori autorizzati e ricevute generate nell’ambito del sistema di posta certificata. È quindi un meccanismo basato sul processo di trasmissione e sulla documentazione prodotta dal provider.
Questo non è un limite in sé: è esattamente ciò per cui la PEC è stata progettata. Ma non equivale a una verifica crittografica indipendente e perpetua del contenuto di un file.
PEC E ALLEGATI: DUE LIVELLI DI PROVA DIVERSI
Uno degli aspetti più importanti è distinguere tra la trasmissione del messaggio e l’integrità del documento allegato.
La PEC permette di provare che una comunicazione è stata inviata e consegnata. Tuttavia, quando una controversia riguarda l’autenticità, la provenienza o l’integrità di un allegato, può essere necessario fornire ulteriori elementi tecnici o documentali.
In altre parole, la PEC dimostra in modo efficace il percorso della comunicazione. Non sostituisce automaticamente una prova crittografica autonoma che consenta di verificare, anni dopo, che un file corrisponda esattamente a una determinata versione e non sia stato alterato.
COSA AGGIUNGE NOTARIFY
Notarify registra l’impronta crittografica di un documento, chiamata hash, su blockchain pubbliche.
L’hash è un identificativo univoco generato a partire dal contenuto del file. Se il documento viene modificato anche minimamente, l’hash cambia. Questo permette di verificare se un documento corrisponde o meno alla versione associata alla registrazione.
La notarizzazione in blockchain consente di creare una prova tecnica relativa all’esistenza e all’integrità del documento in relazione a una determinata registrazione temporale.
In Italia, l’articolo 8-ter del Decreto-Legge 135/2018 stabilisce che la memorizzazione di un documento informatico attraverso tecnologie basate su registri distribuiti produce gli effetti giuridici della validazione temporale elettronica di cui all’articolo 41 del Regolamento eIDAS.
Notarify può essere utilizzato con qualsiasi formato di file: contratti, PDF, immagini, report, business plan, disegni, fotografie, documentazione tecnica, file di progetto e allegati email.
NOTARIFY DENTRO LA TUA EMAIL: OGNI COMUNICAZIONE PUÒ ESSERE PROTETTA, ALLEGATI INCLUSI
Notarify può integrarsi nei flussi email e associare la notarizzazione in blockchain alla comunicazione inviata, inclusi corpo del messaggio e allegati, secondo il servizio e la configurazione utilizzati.
Questo consente di aggiungere una prova di integrità e una registrazione temporale verificabile ai contenuti trasmessi, coprendo un’esigenza diversa rispetto alla PEC: la possibilità di verificare nel tempo la corrispondenza tra un documento e la sua impronta crittografica.
In pratica, la PEC dimostra che una comunicazione è stata inviata e consegnata. Notarify aiuta a dimostrare l’integrità di ciò che è stato trasmesso.
È importante essere chiari: Notarify non è un gestore PEC accreditato e non sostituisce la PEC nei casi in cui la legge richiede espressamente l’utilizzo della posta elettronica certificata.
PEC E NOTARIFY: MEGLIO INSIEME
La soluzione più solida non è scegliere tra PEC e Notarify, ma utilizzare i due strumenti in modo complementare.
Usa la PEC quando devi trasmettere una comunicazione ufficiale e hai bisogno della prova di invio e consegna prevista dalla normativa italiana.
Usa Notarify quando vuoi associare ai documenti una prova crittografica di integrità, una registrazione temporale verificabile e una maggiore capacità di controllo sul contenuto nel tempo.
La combinazione dei due strumenti consente di costruire una documentazione più completa:
La PEC documenta il percorso della comunicazione.
Notarify documenta l’integrità del contenuto.
La PEC è particolarmente rilevante nei flussi regolamentati, societari, legali e amministrativi italiani.
Notarify può aggiungere un livello di verifica utile anche per documenti condivisi a livello internazionale, contratti, allegati, materiali tecnici, report, file riservati e processi documentali interni.
Grazie a integrazioni API plug-and-play, la notarizzazione può essere inserita nei flussi esistenti senza cambiare radicalmente gli strumenti già utilizzati dal team.
COSA NOTARIFY GARANTISCE E COSA NO
Notarify supporta la verifica dell’integrità di un documento, la sua associazione a una registrazione temporale e la costruzione di una prova crittografica verificabile nel tempo.
Non certifica la consegna di una comunicazione come fa la PEC.
Non sostituisce la PEC dove la legge ne richiede l’utilizzo.
Non garantisce la veridicità sostanziale del contenuto di un documento.
Non garantisce l’esito di un contenzioso.
La valutazione del valore probatorio resta sempre affidata all’autorità competente, alla normativa applicabile, alle circostanze del caso concreto e alla qualità complessiva della documentazione disponibile.
DOMANDE FREQUENTI
LA PEC CERTIFICA ANCHE GLI ALLEGATI?
La PEC certifica il processo di invio e consegna della comunicazione e conserva evidenza degli elementi trasmessi nel relativo flusso.
Tuttavia, quando occorre dimostrare nel tempo che un allegato corrisponde esattamente a una specifica versione e non è stato alterato, può essere utile affiancare una prova tecnica di integrità, come quella basata sull’hash del documento.
NOTARIFY SOSTITUISCE LA PEC?
No. Notarify non sostituisce la PEC e non intende farlo.
La PEC certifica il processo di trasmissione e consegna di una comunicazione. Notarify aiuta a certificare l’integrità di un documento e la sua associazione a una registrazione temporale verificabile.
Dove la legge richiede la PEC, la PEC resta necessaria.
LA PEC GARANTISCE CHE IL DOCUMENTO ALLEGATO NON SIA STATO MODIFICATO?
La PEC offre una prova del processo di invio e consegna. Per verificare in modo autonomo che un file corrisponda a una determinata versione e non sia stato modificato, può essere necessario utilizzare anche strumenti di verifica dell’integrità del contenuto.
Notarify utilizza l’hash del documento proprio per consentire questo tipo di verifica.
POSSO USARE NOTARIFY PER COMUNICAZIONI CON VALORE LEGALE ALL’ESTERO?
La verifica crittografica dell’hash su blockchain pubbliche può essere effettuata indipendentemente dal Paese in cui si trova il verificatore.
Il valore giuridico di una prova, tuttavia, dipende sempre dalla normativa applicabile, dal contesto contrattuale, dalla giurisdizione competente e dal caso concreto.
FONTI E RIFERIMENTI
- DPR 68/2005 — Disciplina della Posta Elettronica Certificata.
- Codice dell’Amministrazione Digitale, D.Lgs. 82/2005, articolo 48.
- Regolamento UE 910/2014 — eIDAS, inclusi i servizi elettronici di recapito certificato e le validazioni temporali elettroniche.
- Regolamento UE 2024/1183 — European Digital Identity Framework ed evoluzione del quadro eIDAS.
- Decreto-Legge 135/2018, articolo 8-ter.