PERCHÉ E COME USARE NOTARIFY PER GLI NDA: TRASFORMARE LA RISERVATEZZA IN PROVA
PERCHÉ E COME USARE NOTARIFY PER GLI NDA: TRASFORMARE LA RISERVATEZZA IN PROVA
Un NDA stabilisce un obbligo di riservatezza, ma in caso di violazione il vero problema non è il contratto: è la prova.
Devi dimostrare cosa era riservato, da quando lo possedevi e che la controparte vi ha avuto accesso. Notarify ti permette di costruire queste prove in anticipo, in modo immutabile e verificabile, così l’NDA diventa davvero più esigibile.
PERCHÉ UN NDA, DA SOLO, SPESSO NON BASTA
Le informazioni riservate valgono molto. Secondo le stime della Commissione statunitense sul furto di proprietà intellettuale, il furto di IP costa all’economia USA tra 225 e 600 miliardi di dollari l’anno, di cui il solo furto di segreti commerciali pesa tra 180 e 540 miliardi.
Per molte aziende, la proprietà intellettuale e gli asset intangibili rappresentano oltre l’80% del valore complessivo. È il patrimonio che un NDA dovrebbe proteggere.
Il punto critico è l’esigibilità. Chi vuole far valere un NDA ha l’onere di provare che l’altra parte ha divulgato o utilizzato l’informazione protetta, oltre al danno che ne è derivato.
È una prova spesso difficile, sia per la natura intangibile dell’informazione sia per la complessità di ricostruire come e quando sia circolata. Non a caso, in giudizio le prove digitali — come log di accesso, tracce di apertura e copia dei file, marche temporali e registri di condivisione — possono diventare decisive per ricostruire una linea temporale.
I TRE PUNTI DEBOLI DI UN NDA TRADIZIONALE
COSA ERA RISERVATO
Clausole generiche come “informazioni riservate” possono rendere difficile dimostrare che proprio quel contenuto rientrava nell’accordo.
Se l’oggetto dell’NDA non è identificato in modo preciso, può essere più complesso provare che un determinato documento, prototipo, file tecnico, presentazione o progetto fosse effettivamente protetto dall’obbligo di riservatezza.
DA QUANDO LO POSSIEDI
Senza una data certa, è difficile provare l’anteriorità: cioè che quell’informazione, quel progetto o quella versione del documento esistevano già prima della divulgazione alla controparte.
Email, cartelle interne e metadati dei file possono essere utili, ma spesso risultano frammentati o non sufficienti a ricostruire una prova ordinata nel tempo.
CHI VI HA AVUTO ACCESSO
Dimostrare che la controparte abbia effettivamente ricevuto, aperto o scaricato i documenti riservati è spesso il passaggio più fragile.
Un allegato inviato via email non dimostra necessariamente in modo completo chi lo abbia visualizzato, quando lo abbia scaricato o quale versione del file sia stata condivisa.
COME USARE NOTARIFY PER GLI NDA: IL PROCESSO IN 3 PASSI
PASSO 1 — NOTARIZZA I DOCUMENTI E LE PROVE
Carica i documenti e le prove dei tuoi progetti su NotariDrive, disponibile su app.notarify.io.
Puoi caricare business plan, documentazione tecnica, presentazioni, file di progetto, prototipi digitali, fotografie, specifiche, contratti, disegni, report e qualsiasi altro materiale riservato.
Per prodotti fisici o prototipi, puoi fotografarli direttamente dalla nostra app disponibile negli store.
Notarify genera per ciascun file un’impronta crittografica, chiamata hash, e la notarizza in blockchain, associandola a una data certa e a una prova di integrità verificabile nel tempo.
Cosa risolve: crea la prova di esistenza, integrità e anteriorità del contenuto. Stabilisce cosa possiedi e da quando.
PASSO 2 — ANCORA L’NDA AGLI HASH
Inserisci nell’NDA gli hash generati, specificando che l’accordo si applica a tutti i contenuti dei documenti corrispondenti a quelle impronte.
In questo modo, l’oggetto della riservatezza non è più una formula generica, ma un insieme di documenti identificati in modo univoco, immutabile e con data certa.
Puoi utilizzare una clausola come questa:
Le Parti riconoscono che le informazioni riservate oggetto del presente accordo includono i documenti, i file digitali, le immagini, i materiali progettuali e gli allegati identificati dagli hash riportati nell’Allegato [X]. Tali hash costituiscono un riferimento tecnico univoco ai contenuti oggetto di riservatezza e consentono di verificarne l’integrità rispetto alla versione registrata.
Fac-simile da adattare con il proprio legale.
Cosa risolve: rende più preciso e dimostrabile l’oggetto dell’NDA, superando il problema della vaghezza.
PASSO 3 — FIRMA E CONDIVIDI DA NOTARIDRIVE
Carica l’NDA e condividilo oppure fallo firmare direttamente all’interno della piattaforma, utilizzando la firma elettronica avanzata di Notarify.
La piattaforma certifica l’intero ciclo documentale: la firma, ma anche le visualizzazioni e i download dei destinatari, in base al flusso e alla configurazione utilizzati.
Ottieni così un registro certificato di chi ha avuto accesso ai documenti riservati, quando e in che modo.
Cosa risolve: costruisce la prova di accesso e conoscenza, cioè uno dei punti più fragili in caso di giudizio.
COSA OTTIENI
OGGETTO CERTO
L’NDA viene ancorato a documenti identificati dal loro hash, non solo a formule generiche.
DATA CERTA E ANTERIORITÀ
Ottieni una prova immutabile di cosa possedevi e da quando, verificabile nel tempo.
TRACCIABILITÀ DEGLI ACCESSI
Puoi mantenere un registro strutturato di firme, visualizzazioni e download dei destinatari.
VERIFICA AUTONOMA
Chiunque può verificare l’integrità di un documento partendo dal suo hash, anche a distanza di anni.
PROVE PRE-COSTITUITE
In caso di contenzioso non parti da zero, ma da un fascicolo documentale già organizzato, verificabile e più difficile da contestare.
NDA TRADIZIONALE E NDA CON NOTARIFY: LA DIFFERENZA
Con un NDA tradizionale, l’oggetto della riservatezza viene spesso definito con espressioni generiche come “informazioni confidenziali”, “documenti aziendali” o “know-how”. Questo può creare ambiguità quando occorre dimostrare che un file specifico, una particolare versione di un progetto o un determinato prototipo fossero effettivamente coperti dall’accordo.
Con Notarify, invece, l’NDA può essere collegato agli hash dei documenti riservati. L’oggetto dell’accordo viene quindi associato a materiali specifici, identificabili in modo univoco e verificabili nel tempo.
In un flusso tradizionale, la prova della data di un documento dipende spesso da email, allegati, metadati, cartelle cloud o sistemi interni. Questi elementi possono essere utili, ma possono anche essere dispersi tra strumenti diversi e richiedere una ricostruzione manuale.
Con Notarify, il documento viene associato a una registrazione crittografica e temporale che permette di verificare che una determinata versione esistesse in un dato momento e non sia stata modificata successivamente.
Anche la gestione degli accessi può essere più complessa con un NDA tradizionale. I documenti vengono spesso inviati via email, chat, servizi cloud o link temporanei, senza un unico registro strutturato delle attività.
Con NotariDrive, invece, la condivisione, la firma e le attività connesse al documento possono essere gestite in un ambiente unico, creando una traccia più chiara delle visualizzazioni, dei download e delle firme effettuate dai destinatari.
In pratica, un NDA tradizionale definisce l’obbligo di riservatezza. Un NDA supportato da Notarify aggiunge un livello documentale che aiuta a dimostrare cosa era protetto, da quando esisteva e come è stato condiviso.
COSA NOTARIFY GARANTISCE E COSA NO
Notarify garantisce integrità, data certa, non ripudio e la prova dell’accesso ai documenti, in base al servizio e al flusso utilizzato.
Non impedisce fisicamente una violazione della riservatezza, non garantisce l’esito di una causa e non attesta la veridicità sostanziale del contenuto dei documenti.
Non sostituisce un buon NDA: lo rende più solido dal punto di vista probatorio, fornendo le evidenze che spesso mancano quando si deve dimostrare una violazione.
Per la redazione dell’accordo, delle clausole di riservatezza e degli allegati tecnici è sempre consigliata l’assistenza di un legale.
DOMANDE FREQUENTI
NOTARIFY RENDE UN NDA PIÙ FORTE IN TRIBUNALE?
Notarify non decide l’esito di una causa, ma rafforza in modo concreto la posizione probatoria.
Fornisce data certa, prova di integrità e, in base al flusso utilizzato, prova dell’accesso ai documenti riservati: elementi che spesso mancano quando si cerca di far valere un NDA.
DEVO INVIARE I DOCUMENTI RISERVATI A NOTARIFY?
Per la notarizzazione conta l’impronta crittografica, cioè l’hash, e non la divulgazione pubblica del contenuto in chiaro.
Puoi notarizzare un documento dimostrandone esistenza e integrità senza rendere il suo contenuto accessibile a terzi.
FUNZIONA ANCHE PER PROTOTIPI O PRODOTTI FISICI?
Sì. Puoi fotografare il prodotto o il prototipo dall’app Notarify e notarizzare le immagini, ottenendo una prova con data certa di cosa esisteva e in quale stato si trovava in quel momento.
VALE SOLO IN ITALIA?
No. La verifica dell’impronta su blockchain pubbliche è universale e indipendente dalla giurisdizione.
Le prove digitali possono essere utilizzate anche in contesti internazionali, fermo restando che il loro valore probatorio sarà sempre valutato in base alla normativa applicabile, al caso concreto e alle regole processuali della giurisdizione competente.
FONTI E RIFERIMENTI
IP Commission Report — costo del furto di proprietà intellettuale